メールの返信が早いと仕事ができるという言われる理由

投稿者:
コージ
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仕事でメールを使っている人はメールの返信が早いと仕事ができる人という言葉は誰も聞いたことがありませんか?

僕自身、この言葉はよく聞いていたもののエンジニアでクライアントとやりとりしなかった職業柄いまいち実感がなかったんですよね。
最近ではSlackやチャットワークを使うことのほうが多いですが、WEB上のコミュニーケーションには通ずる話です。

だけどフリーランスになって、メール問わずクライアントとやりとりが発生するようになって、レスポンスの早さってめちゃくちゃ重要じゃん!ってことを感じているます。

メールの返信が早いと何がよいのか

メールってWEB上で行う言葉のキャッチボールです。
やりとりしている最中に、いちいちタイムラグがあると、誰もがあの件はどうなっているんだろうという状態に陥りますよね。

つまり今後の展開が予測不可能な状態になるんですよね。

実際早く返信が欲しいと思っている人は下記の記事によると、ビジネスメールは24時間以内に返信が欲しいと思っている人が86.24%いるようです。

ビジネスメールの返信、「24時間以内にほしい」が86.24% – 遅れる理由は? – エキサイトニュース(1/3)

メールの返信が遅れる理由

メールを返さないからには、色々と理由があるでしょう。
実際多いのは、何かの回答を求めるようなもの、書類や成果物を送信するもののメールに対してはレスが止まることが多い印象です。

上記で紹介した記事の中でも、返信が遅れる理由として下記のよう理由が紹介されていました。

  • 「すぐに結論が出せない」(54.85%)
  • 「忙しくて時間がない」(44.74%)
  • 「第三者の確認や回答、判断が必要」(36.77%)

「すぐに結論が出せない」と「第三者の確認や回答、判断が必要」。
この2つに関しては、わからなくもないけど…という感じですね。

だけど「忙しくて時間がない」はふざけるなって感じですよ。
自分が受信者側なら、忙しいのはあなただけじゃないんですけどって思うはずなんだよね。

そういう状況こそ、いま取り込み中と簡単にでも状況を共有して、翌日に返信する旨ちゃんと共有すべき。

メール返信の本質

そもそも、メールの返信を早く返すことは求めている回答が欲しいということもありますが、本質は状況の共有じゃないかと思うんですよね。

たとえば回答がすぐに出せないようなメールであれば、「現在◯◯な状態だから、確認後送信します」という旨のメールが、欲しいんです。

そこからまたぱたっと止まってしまったら、待っている側はどうなっていますか?というメールをしなければいけなくなりますが、現在どういう状態かを共有してもらいたい。

返信が早い人は相手が求めていることがわかっている

メールの返信が早い人は仕事ができると言われる所以は、相手のことを考えられているということに繋がるんだよね。

自分がメールを受け取る立場なら、理由があっても24時間以上放置されると、何しているんだろう?という考えを持ち始めると思うんです。

何か理由があってもすぐに回答が出来ない旨、現在の状況を共有してくれるだけで、不明瞭な部分がはっきりしますよね。

メールで仕事ができる人と思われるには、相手に今どういう状態なんだろうと考えさせないことが、大事ですよ

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この記事を書いた人
コージ

フリーランスのエンジニア・ブロガー。
横浜と舞浜が好き。お酒大好きでビールなしでは生きれない人。